EXHIBIDORES 2021: ¡Ven y promueve tu empresa!


¡Bienvenidos a la Convención Nacional de Ejecutivos de Cooperativas de Puerto Rico! ¡Nos vemos el 24 y 25 de septiembre de 2021 en el Embassy Suites Dorado del Mar Beach Resort!

A todos nuestros distinguidos clientes, les exhortamos a: 

  • Ubicar el acordeón y leer más información sobre la descripción de los espacios de exhibición, horario de exposición, montaje y desmontaje de los exhibidores y las normas para descargar el 23 de septiembre de 2021.
  • Reservar un espacio con tiempo, descargando el contrato y regresándolo firmado a info@ejecutivos.coop
  • Descargar nuestro protocolo de exposición al covid-19.
  • Todos los espacios miden 10 pies de ancho x 8 pies de profundidad x 10 pies de alto
  • Incluye conexión eléctrica de 110 – 120 voltios o 5 amperes

El contrato establece que… 

  • Cada exhibidor tendrá un área de presentación fija y contará con un espacio de presentación de 10 pies de ancho por ocho pies de profundidad. Todos los exhibidores podrán elevarse hasta 10 pies de altura. El hotel puede proveer una mesa con mantel y dos sillas, de ser requerido. Los exhibidores contarán con electricidad estándar (110V). Cualquier instalación especial o iluminación debe coordinarse con los técnicos del hotel, empresa que nosotros tenemos contratada y se cobrarán por separado. El hotel evaluará el cargo basado en las instalaciones requeridas y el CLIENTE será facturado directamente por el importe correspondiente.
  • 24 de septiembre de 2021 – 8:00 a.m. a 7:00 p.m.
  • 25 de septiembre de 2021 – 8:00 a.m. a 2:00 p.m.

El contrato establece que… 

  • La ASOCIACIÓN no se hace responsable por pérdidas de materiales, equipos o daño a la propiedad del CLIENTE. De estar interesado en recibir servicios de seguridad, los mismos deben ser coordinados con el hotel y notificarse a la ASOCIACIÓN.
  • La distribución de cualquier alimento solo será permitida en tamaños de muestra y las bebidas podrán distribuirse en envases de no más de 4 onzas. El CLIENTE deberá notificar a la ASOCIACIÓN de sus intenciones y solicitar la aprobación de la coordinadora de la Convención. La distribución de alimentos (no muestras) conlleva un cargo de $250 más impuestos, por día. Los exhibidores son responsables de asumir el costo. Ejemplo: El hotel factura un cargo por barista.

Montaje: 

  • 23 de septiembre de 2021 – 6:00 p.m. a 12:00 a.m.

Desmontaje:

  • 25 de septiembre de 2021 – 2:00 p.m. – 7:00 p.m.

El contrato establece que…

  • El CLIENTE debe haber instalado su exhibidor antes del viernes, 24 de septiembre de 2021, antes de las 7:00 a.m. El montaje es el jueves, 23 de septiembre de 2021, de 6:00 p.m. – 12:00 a.m. La Asociación confirmará con el hotel la disponibilidad de los salones desde el mediodía, de ese mismo día, y se les notificará a todos los clientes. Después de las 7:00 am, del 24 de septiembre, todos los exhibidores deben estar instalados y el área de exposición debe estar libre para el acceso de los asistentes a la Convención. El incumplimiento de esta cláusula dará lugar a un cargo del 10% y podría ser suficiente para la suspensión de los derechos de exhibición en el futuro. Todos los exhibidores deben desmontar sus exhibiciones antes de las 8:00 p.m. del sábado, 25 de septiembre de 2021.
  • Se requiere que los exhibidores traigan sus pabellones y material promocional listo para instalación rápida y despliegue automático. Está terminantemente prohibido aserrar, pintar o construir en el área destinada para la exhibición. En ninguna circunstancia se permitirá pegar, grapar o colgar en las paredes, puertas y/o techos del área provista para los exhibidores.

El contrato establece que… Antes de la instalación del exhibidor, el CLIENTE o el instalador contratado por éste, debe pasar por la Oficina de Seguridad y registrarse. Por consiguiente, usted debe informarle a la empresa que montará y desmontará su exhibidor que debe:

  • Pasar por la Oficina de Seguridad y registrarse.
  • Seguridad le dará un boleto de identificación de visitante y un boleto que deberá colocar en el “dash” del vehículo.
  • Debidamente identificado, el personal del estacionamiento le dará acceso al área de descarga y carga de equipo, decoración y/o sonido.
  • Se les dará un periodo máximo de cuatro (4) horas para descargar y montar
  • Al salir del área de descarga, debe pasar por Seguridad para devolver el boleto de visitante y recoger su identificación
  • Cuando descargue y/o cargue debe sacar el vehículo del área y estacionarlo en el multipiso
  • Tome en consideración que se le aplicará una tarifa especial a los vehículos cuando se estacionen en el multipiso.

¿Cuál es la tarifa?

  • Tarifa con cama king – $196.33 por noche, con impuestos incluidos
  • Tarifa de habitación con cama doble – $ 207.23 por noche, con impuestos incluidos

Las tarifas incluyen:

  • Servicio de suite keeper y bell man.
  • Desayuno buffet gratis para adultos y niños (menores de 17 años)
  • Boletos para bebidas alcohólicas y no alcohólicas
  • 50% de descuento en un segundo plato principal (para un adulto) en el Restaurante Paradise Café o entrada gratis para niños menos de 10 años con la compra de dos (2) platos principales para adultos

No incluye:

  • El costo de estacionamiento no está incluido en la tarifa de la habitación
  • La tarifa del self parking es de $12.26 por noche, con impuestos incluidos
  • La tarifa es válida para reservas de un mínimo de dos noches

¡IMPORTANTE! Todos los espacios de exhibición están vendidos. Favor de solicitar más información o añadirse a una lista de espera escribiendo a keyshla@ejecutivos.coop

Mapa de exhibidores:


Costo por número de exhibidor:


$ 1,400.00 PALCO – 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 16, 19, 20, 22, 23
$ 1,300.00 GALERÍA – 13, 14, 17, 18, 21, 24

Exhibidor



¿Qué incluye?


  1. Espacio de exhibición durante los dos (2) días del evento
  2. Dos (2) representantes en el exhibidor, por cada día
  3. Dos (2) boletos de estacionamiento, por cada día
  4. Dos (2) boletos de almuerzo para que dos (2) representantes almuercen en el restaurante de la terraza Blue Seahorse, por cada día
  5. Dos (2) representantes en el Friday Cocktail y banda para bebidas alcohólicas y no alcohólicas
  6. Dos (2) representantes en el Sunset Beach Party del sábado y banda para bebidas alcohólicas y no alcohólicas
  7. Mención como exhibidor en el kit para convencionistas

¡Detalles importantes!

  • Los espacios se reservan por cinco (5) días.
  • Siete (7) días antes del evento se le indican los cambios al horario de montaje.
  • La fecha límite de pago es el 1 de septiembre de 2021.
  • Antes del 10 de septiembre de 2021 debe haber registrado y enviado copia de la tarjeta de vacunación de los representantes de los exhibidores.
  • La información de reservación de habitaciones se envía cuando firma el contrato.
  • Asegúrese de incluir el contacto de la persona encargada de recibir las actualizaciones del evento.
  • Todas las actualizaciones se publican en la página web de la convención.
  • Sorteos: El representante del exhibidor se encarga de anunciar y entregar el obsequio en la tarima en el Sorteo de Cierre, Sorteo de la Tarjeta de Presentación y Sorteo del Madrugador del Sábado.
  • Anuncio en Anuario Anual de Socios: Publicar un anuncio, tamaño 5.5 x 8.5, por $100.

21 de junio de 2021 – Tomando en consideración la salud y bienestar de los empleados de cooperativas, conferenciantes y representantes de las empresas que exhibirán sus productos y servicios, la ASEC hará valer las siguientes normas del protocolo contra exposición al COVID-19:

  1. La Asociación de Ejecutivos de Cooperativas de Puerto Rico (ASEC), podrá tomarle la temperatura corporal como requisito de entrada al salón de las sesiones educativas y/o al salón de los exhibidores. Esto para fines preventivos sin violentar ninguna ley o privacidad.
  2. Todo participante (entiéndase: empleado de una cooperativa, conferenciante, representante de una empresa y ujier) de la Convención Nacional de Ejecutivos de Cooperativas de Puerto Rico deberá estar vacunado y tendrá que enviar evidencia de la tarjeta de vacunación.
  3. La evidencia debe mostrar una (1) dosis administrada de la vacuna Johnson & Johnson o dos (2) dosis administradas de la vacuna Pfizer o Moderna.
  4. Toda persona tiene hasta 14 días antes  de la fecha del evento para enviar la copia de la tarjeta de vacunación. La copia se mantendrá en un archivo exclusivo de la ASEC y solo se mostrará al Departamento de Salud.
  5. El empleado de cooperativa y representante de empresa de exhibición que no envíe copia de la tarjeta de vacuna no podrá entrar a las instalaciones destinadas para los eventos educativos y sociales de la ASEC.
  6. Solo se permitirán dos (2) representantes por exhibidor.
  7. Todos los participantes deberán permanecer con mascarilla durante el evento.
  8. Cualquier cambio a estas reglas será comunicado con carácter de urgencia. En todo momento se tomará en consideración la Orden ejecutiva aplicable, política del Embassy Suites Dorado del Mar Beach Resort y las medidas adicionales que imponga la ASEC.
  9. Sin importar los cambios al protocolo se requerirá que todo participante envíe copia de la tarjeta de vacunación.
  10. El único cambio que se tomará en consideración (más adelante) es que el participante que no se haya vacunado deberá enviar evidencia de prueba negativa contra covid-19 con no más de 72 horas (22 de septiembre de 2021) de habérsela realizado al día del evento. De no proveer copia, no se le permite la entrada.